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Die Scrum-Methode: Agiles Projektmanagement

/ Journal – Prozess

Im Projektmanagement gibt es keinen goldenen Gral oder irgendetwas, dass dir Erfolg garantieren kann. Aber es gibt unzählige Tools, die dir helfen können, deine Projektarbeit effizienter, lösungsorientierter, geradliniger, flexibler und strukturierter zu machen. Je nachdem, wo du noch Verbesserungsbedarf siehst oder auch, was dich und dein Projekt noch stolpern lässt – für alles gibt es Hilfsmittel. Eines dieser Hilfsmittel stellen wir dir heute vor: die Scrum-Methode.

Bei der Scrum-Methode (manchmal auch: Sprint-Methode) handelt es sich um ein agiles Vorgehensmodell innerhalb einer Projektarbeit oder –entwicklung, das seine Ursprünge in der Softwareentwicklung hat. Hauptmerkmal ist vor allem eins: hohe Flexibilität. Es hilft den Teams sich selbst zu organisieren und durch Erfahrung zu lernen und eröffnet Raum, Anpassungen schnell und regelmäßig vornehmen zu können. Dabei beinhaltet diese Methode keine klassische „Vorab-Planung“ – vielmehr arbeitet man mit ihr iterativ, sprich: schrittweise und reflexiv durch Erfahrungen.

Der Name dieser Methode leitet sich vom Rugby-Sport her und wurde erstmals von Ken Schwaber und Jeff Sutherland 1995 definiert und als „The Scrum Guide“ publiziert. Die Scrum-Methode lebt von regelmäßigem Feedback zwischen den Teammitgliedern, sowie zwischen Team und Kund*in. Wichtige Kernelemente sind: die Zerteilung der Projekte in Teilprojekte, Teamwork, Interdisziplinarität und Transparenz.

Scrum-Methode schwarz

Was heißt das konkret?

Die Vorgehensweise ist genauso simpel, wie vielfältig. Jedes Teammitglied besetzt eine eigene Rolle innerhalb der Produkterstellung. Bei der Projektarbeit gibt es verschiedene Scrum-Aktivitäten, die sich in der Regel aus verschiedenen Arten von Meetings zusammensetzen. Die wichtigsten beiden Meetings bilden hier: der Sprint und der Daily Scrum. Während der Sprint alle 2 bis 4 Wochen abgehalten wird und der Entwurf eines Arbeitsplanes der bevorstehenden Arbeitsphase beinhaltet, findet der Daily Scrum – wie der Name bereits verrät – täglich statt und sorgt dafür, dass innerhalb kurzer Zeit (ca. 15 Minuten) alle auf dem aktuellen Stand sind.

Die Arbeitsphase eines Sprints wird im Sprints-Planning geplant. Das gesamte Scrum-Team muss verstehen und definieren, welches Ziel in diesem Sprint erreicht werden soll – daraus bildet sich das Sprint Goal. Dafür werden die Anforderungen aus dem Produkt Backlog in Aufgaben, die innerhalb eines Tages erledigt werden können, unterteilt und verteilt. Die erledigten Aufgaben eines Sprints landen anschließend im Sprint Backlog. Jeder Sprint wird mit einem Sprint Review durch das Team abgeschlossen. Im Sprint Review wird das Zwischenprodukt überprüft und anschließend bei Bedarf der Product Backlog angepasst. Zusätzlich wird Feedback vom Product Owner und den Stakeholdern eingeholt und die nächsten Schritte besprochen.

Jeder, der eine Aufgabe übernimmt, kann innerhalb der Daily Scrums kommunizieren, wie weit die Aufgabe abgeschlossen ist, was noch zur Bearbeitung fehlt und welche Art der Zuarbeit noch von wem benötigt wird.

Noch nicht überzeugt?

Alles schön und gut - aber welche Vorteile hat das jetzt für das Projekt, die Kund*innen und das Team, denkst du? Berechtigte Frage. Wir haben die Vorteile dieser Methode einmal für dich zusammengefasst:

Transparenz des Projektfortschritts

Alle Projektbeteiligten haben zu jedem Zeitpunkt Einsicht auf Backlogs, Arbeitsmaterial, Timelines und Hindernisse, die das Projekt betreffen. Das hat den Vorteil, dass jeder den Überblick hat und eventuelle Hürden rechtzeitig sehen und zielgerichtet besprechen kann.

Einfache Priorisierung

Im Produkt Backlog sind alle Arbeitsschritte und Planungen enthalten, die zur Fertigstellung des Endproduktes notwendig sind. Durch Priorisierungsmethoden kann dann festgelegt werden, in welcher Reihenfolge welche Arbeitsschritte abgehandelt werden. Der Vorteil: in jedem Sprint wird im Team

besprochen und analysiert, welcher Aufgabe welche Priorität zukommt – damit wird sich für jede Aufgabe bewusst Zeit genommen und kann so in den Gesamtablauf eingepflegt werden.

Verantwortung Aller

Diese Form der Arbeitsmethode sorgt für ordentlich Dynamik und fördert konsequent die Teamarbeit und den Zusammenhalt. Alle Beteiligten besitzen eine eigene Rolle und übernehmen selbstständig und in Absprache eigene Aufgaben. Da außerdem alle dasselbe Ziel vor Augen haben, nämlich den erfolgreichen Projektabschluss, motivieren und unterstützen sich alle Mitglieder des Teams gegenseitig. Die Verantwortung für den Erfolg tragen alle gemeinsam.

Kommunikation

In den täglichen Kurzmeetings – den sog. „Daily Scrums“ – tauschen sich alle Teammitglieder regelmäßig aus. Es wird so über jede Anforderung, jede Idee und jedes Hindernis gemeinsam gesprochen, was die Kommunikation und die soziale, sowie emotionale Bindung im Team stärkt. Insbesondere spontanen Ideen und kreativen Ausbrüchen wird hier Platz eingeräumt. Gleichzeitig bleiben hier alle im Team immer über den aktuellen Stand und Fortschritte up to date.

Flexibilität

Die Anforderungen innerhalb der Scrum-Methode werden im Gegensatz zu einigen anderen Methoden weniger streng formuliert und erhöhen somit die Flexibilität in Bezug auf Projektanpassungen. Dies sorgt für ausreichend Spielraum. Während der Sprints stattfindende Reviews in Form der Daily Scrums ermöglichen es, dass schnelle und zielgerichtete Kursangleichungen stattfinden können.

Kundenfokus

Einer der wichtigsten Vorteile für dich als Kund*in ist vor allem: die zielgerichtete Einbindung von Kund*innen in das gesamte Projekt und dessen Ablauf. Durch die Teilprojekte gewinnen unsere Kostenabschätzungen an Genauigkeit und es wird nur der tatsächlich entstandene Aufwand berechnet. Als Kund*in kannst du außerdem jederzeit Projektfortschritte, sowie Budgetpläne einsehen und bist als Partner direkt in Anpassungen involviert oder kannst Wünsche dahingehend direkt einfließen lassen. Damit fühlst du dich sicherer und wir auch – denn wenn am Ende ein Endprodukt steht, dass zwar mit unseren, aber nicht mit deinen Vorstellungen übereinstimmt, sorgt das auf beiden Seiten für Frust. Solche Szenarien vermeiden wir mit der Srum-Methode gekonnt.

Effizienz

Der größte Vorteil der Scrum-.Methode und eigentlicher Sinn der Erfindung ist es, dass Produkte schneller und in besserer Qualität geliefert werden können. Jeder Sprint bringt eine neue Produktversion hervor, die dann direkt getestet wird. Mit ihr werden lange Zyklen vermieden, in denen „vor sich hin“ entwickelt wird. So ist es möglich, direkt auf Veränderungen zu reagieren. Stellt sich eine Funktion als unzureichend heraus, kann direkt nachgearbeitet, oder die Funktion abgeschafft werden. Es wird verhindert, dass die Entwicklung in die falsche Richtung läuft.

We don’t lie.

Niemand behauptet, dass dir diese Methode Goldstaub über deine Projekte sprühen wird und wir werden dich nicht anlügen: Der Erfolg von Projekten hängt an viel mehr Dingen, als am Management allein. Erfolg wird generiert durch Fähigkeiten, Wissen, Willen und Equipment. Wie eingangs bereits erwähnt: es gibt keinen golden Gral - auch nicht im Projektmanagement. Aber vielleicht ist diese Methode genau die Richtige für dich, wenn du immer wieder merkst, dass du über dieselben Hindernisse und Probleme stolperst und einzelne Erfolgsparameter immer wieder zu wünschen übrig lassen. Nicht für jedes Projekt ist diese Methode geeignet - aber die Chancen stehen gut, dass dein Projekt die Voraussetzungen erfüllt, wenn du bereits bis hierher gelesen hast. Give it a try!

Du hast alles bis hierher verstanden, aber wie war das nochmal mit ..., sag schnell?! Keine Sorge: Wer diese Methode noch nicht kennt und die ganzen Begriffe zum ersten Mal hört, muss sich in dieses Konzept erst einmal hineinarbeiten. Zum Glück ist es ganz einfach, sobald man das Grundgerüst erst verstanden hat. Deshalb haben wir die wichtigsten Begriffe hier nochmal aufgegriffen und zum Nachlesen strukturiert für dich aufgelistet. Easy peasy, lemon squeezy!

Wir hoffen, dass du nun besser verstehst, wie wir arbeiten und wir dir die Srum-Methode gut nahebringen konnten. Bei Nachfragen gerne das WorldWideWeb benutzen, oder - sollten es konkrete Fragen zu uns sein - komm vorbei auf ein Daily Scrum ;)
Solltest du selbst Projektarbeit betreiben und nun neugierig auf neue Erfahrungen sein, wünschen wir dir viel Erfolg beim Aus- und Rumprobieren!

Was bedeutet nochmal...

... Sprints?

Im Fokus der Scrum-Methode stehen regelmäßige und wiederholbare Arbeitsabläufe, die sogenannten Sprints. In einem Sprint werden bereits vorab ausgewählte Aufgaben bzw. Projektanforderungen bearbeitet. Diese Aufgaben werden in einer Art „To-Do-Liste“ - auch Sprint Backlog genannt - festgehalten.

... Backlog?

Ein Backlog – übersetzt: Rückstau oder Auftragsbestand – beschreibt einen Nachholbedarf an Arbeit, der sich während einer bestimmten Zeit angesammelt hat. Übertragen auf das agile Projektmanagement steht ein Backlog also für projektbezogene Aufgaben, die erledigt werden müssen. Im Scrum unterscheiden wir generell zwischen dem Product Backlog und dem Sprint Backlog.

Der Product Backlog bezieht sich auf eine priorisierte Liste von Funktionalitäten, die ein Produkt enthalten sollte und enthält somit alle Anforderungen an das Endprodukt.

Der Sprint Backlog enthält diejenigen Projektaufgaben, die im jeweiligen Sprint erledigt werden sollen. Ergänzt werden die Projektaufgaben um weitere Details, die das Scrum Team benötigt, um das Sprintziel (Sprint Goal) zu erreichen.

... Daily Scrum?

Zu Beginn eines jeden Arbeitstages trifft sich das Team zu einem maximal viertelstündigen Meeting, dem Daily Scrum. So wird der regelmäßige Austausch mit allen Teammitgliedern gewährleistet. Jedes Teammitglied erläutert kurz seinen Stand der Dinge:

  • Was wurde seit dem letzten Meeting erledigt?
  • Was wird bis zum nächsten Meeting geplant?
  • Welche Hindernisse/Probleme behindern das Vorankommen?

Probleme, die sich nicht innerhalb einer Viertelstunde lösen lassen, werden an den Scrum Master übergeben. Der Daily Scrum ist ein wesentliches Mittel zur Reflexion und Selbstorganisation des Teams.

... Sprint Planning?

Im Sprint Planning plant das Team den nächsten Sprint, sowie das Ziel des Sprints (Sprint Goal) und zerlegt dabei die Anforderungen in konkrete Aufgaben (Tasks). Diese sollten innerhalb eines Tages bearbeitet werden können.

... Sprint Review und Sprint Retrospective?

Am Ende eines jeden Sprints steht eine Sprint Review. Hier präsentiert das Entwicklungsteam das Zwischenprodukt und gibt es einer Überprüfung frei. Gegebenenfalls wird bei Bedarf der Product Backlog angepasst. Team, Produktmanager und vor allem Kund*in können Input geben.
Bei der Retrospective geht es um eine Überprüfung der Arbeit des Projektteams, um sie kontinuierlich zu verbessern. Zentrale Fragen sind hier beispielsweise:

  • Was hat Teamwork und Workflow behindert?
  • Was hat Teamwork und Workflow gefördert?
  • Welche neuen Ansätze sollten stärker berücksichtigt werden?

... Stakeholder?

Stakeholder sind letztendlich die Kund*innen und stehen außerhalb des Scrum Teams.

... Product Owner?

Die Rolle des Product Owners übernimmt jemand aus dem Scrum Team. Das kann der Kunde, oder Geschäftsführer sein, muss aber nicht zwangsläufig so sein. Diese Person repräsentiert die Interessen und Prioritäten des Kunden/Nutzers und muss daher an jedem Daily Scrum anwesend sein - daher ist es meist einfacher und üblich, wenn es ist nicht der Kunde ist, da dies organisatorisch schwer umzusetzen ist. Der

Product Owner agiert im Namen des Kunden/Nutzers und organisiert mit diesem Fokus das Team und die Aufgabenverteilung im Daily Sprint mit. Hier wird nochmal deutlich: Das Scrum Team ist im Sinne dieser Methode kein konventioneller Dienstleister, sondern ein Team des Kunden, bzw. der Firma, das sich um die Umsetzung eines bestimmten Projekts des Unternehmens kümmert. Daher verschieben sich hier die Rollen von Kunde/Geschäftsführer/Product Owner und Stakeholder.

* Im Text wurde in den meisten Fällen Gebrauch von Gender-Formen genutzt, um alle Geschlechter abzubilden. In manchen Fällen, in denen der Textfluss erheblich beeinflusst worden wäre oder aufgrund von Anglizismen keine klare Genderform auszumachen war, wurde auf Genderformen verzichtet. Dennoch sind immer alle Geschlechterformen zeitgleich gemeint und mitgedacht.

Quellen

https://www.inloox.de/unternehmen/blog/artikel/scrum-grundlagen-einfach-erklaert-der-sprint-backlog/
https://www.projektmagazin.de/parameter
https://www.mitsm.de/wissen/scrum-wissen/vorteile-von-scrum/
https://www.atlassian.com/de/agile/scrum/sprint-planning

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